Arrangørhåndbok

Arrangement

Et arrangement i rugby er i et overordnet perspektiv avviklingen av en eller flere rugbykamper. For å gjennomføre rugbykamper med suksess kreves det at mange forhold virker sammen samtidig. Dette er blant annet:

o   Trafikkmessig adkomst og parkering
o   Garderober og andre servicefunksjoner for spillere, lagledere og dommere.
o   En velfungerende stadion/bane/hall med gode lyd og lysforhold, tilpasset oppvarming der det er behov, og godt vedlikehold og renhold
o   Publikumsfasiliteter med gode plasser for å se kampen, god speakertjeneste, informasjon om dagens program via skjermer, tavler eller plakater, serveringsmuligheter, toalett, gode rømningsveier
o   En innpakning av arrangementet som visuelt forteller at dette er et rugbyarrangement i regi av klubben.
o   Godt vertskap

Billettinntekter tilfaller som hovedregel arrangørklubben. Unntakene er fellesarrangementer der regionen eller forbundet er hovedansvarlig for arrangementet.

NRFs verdier er Glede  Respekt Samhold. Dette er viktige premisser for alle arrangementer i våre klubber. Vi oppfordrer klubbene til å ha vester eller gensere som benyttes av arrangementsteamet, og verdiene kan med fordel påtrykkes dette tøyet. Verdiplakater kan benyttes for å pynte opp hallen under arrangementet. Foreldrevettkortet kan gjerne deles ut sammen med billetten, og dette kortet kan gi en god start for en prat med overivrige tilskuere.Klubbene oppfordres til å utvikle gode rutiner og praksis for å utøve vertskap.

 

Finne arrangøransvarlig

Arrangøransvarlig må være medlem av en klubb, utpekt av NRF  eller arrangørklubben. Arrangøren har ansvaret for at arrangementet blir avholdt i henhold til turneringsreglementet/ konkurransereglementet.

Det anbefales at klubben etablerer et utvalg eller team med ansvar for alle arrangementer i klubben. Utfra størrelse, behov og organisering kan man lage undergrupper eller mindre team som løser de praktiske og faktiske oppgavene i forbindelse med hvert enkelt arrangement eller type arrangement.

Arrangøransvarlig har dialog med Turneringsutvalget og dommerutvalget.

 

Økonomi
Det må utarbeides et budsjett for arrangementet.
Noen arrangement er støttet av NRF: Ta kontakt med Forbundskontoret for å avklare støtte i forkant av arrangementet.
Her er mal for budsjett

 

Klubbens arrangementutvalg/team bør ha følgende ansvarsområder:

o   Utarbeide og drifte retningslinjer og prosedyrer for klubbens arrangementer
o   Utarbeide og vedlikeholde en arrangementoversikt.
(sted, dato, aktivitet, ansvarlig team osv.)
o   Rekruttere frivillige til arrangementene
o   Definere Arrangementsansvarlig og team for hvert arrangement.

Her er sjekkliste for arrangement

 

Reservere bane og garderober
Banen må ha med tilstrekkelig merking, rugby mål, mål-beskyttere og flagg. Husk separate garderober for spillere og dommere, inkl. dusjfasiliteter.

 

Publisere kamp/ invitere til kamp
Alle kamper skal publiseres på TurneringsAdm. brukerveiledning finner du her.
I tillegg skal det opprettes et arrangement på Facebook, der Norges Rugbyforbund legges til som medarrangør.

 

Finne dommeransvarlig
Sammen med NRFs hoveddommer skal arrangør finne dommeransvarlig, som skal være lisensiert av NRF med tillatelse til å dømme rugbykamper i Norge, enten som hoveddommer eller linjedommer. Under denne betegnelsen inkluderes besøkende dommer(e) fra andre land eller forbund, offisielt invitert av NRF.

 

Bestille premier
Kontakte NRF minst 3 uker før for å bestille premier (medaljer – NM/siste NC runde/ 15s finale) og best player awards.

 

Under arrangementet

Arrangementsansvarlig leder det teamet som gjennomfører arrangementet.
Oppgavene som skal ivaretas er minimum følgende:

 

Oppmøte

Arrangerende klubb og dommere må være tilstede på banen i god tid før kampstart. Dommere skal kontrollere banens tilstand, sette opp rugbymål, målbeskyttere, flagg og evt. markere banen.

Dommer-/lagledermøte: Finner sted kl. 08.00, 1 time før første kamp, i egnet lokale med flippover eller tavle til å skrive på. Sitteplass til ca. 20 personer.

Det skal organiseres innmarsj og presentasjon av spillerne før finalen(e).

 

Plan

1. Arrangør klubb skal ha en arrangementsansvarlig som ønsker velkommen til alle og viser til garderober/lagområder for spillere og dommere.  Vedkommende fungerer da også som en kontaktperson om nødvendig for andre ting under arrangementet.

2. Dommerområde: Ideelt sett bør stol, bord og telt være tilgjengelig for dommeransvarlig dersom ugunstige værforhold oppstår. Sørg for at dommerne får lunsj under arrangementet.

3. Medisinsk personell og førstehjelpsutstyr: Medisinsk personell skal være tilstede under hele arrangementet. Dette kan være en lege, sykepleier, fysioterapeut, eller andre med ansvar for å samarbeide med medisinske myndigheter i tilfelle en nødsituasjon oppstår. Synliggjør tilstedeværelse av førstehjelpsmannskapet med stand/telt, samt informere deltakere om hvor dette er tilgjengelig. Førstehjelpsutstyr skal være tilgjengelig for klubbene. Hjertestarter er anbefalt.

4. Sekretariatet skal være bemannet med minimum tre personer over 16 år med relevant kompetanse (tidtager/protokollfører/Straffebord og shot-clock) for rullestolrugby, minimum 1 person over 16 år med relevant kompetanse (Scoreboard og sikkerhet) for Rugby Union, og minimum 1 person over 16 år med relevant kompetanse (Scoreboard og sikkerhet) for Rugby League. Sekretariatet skal følge med under kamp, og sørge for at protokoller for kampen blir utfylt i god tid før kampstart.

5.  Arrangøren skal informere om arrangementets program/kampprogram. Resultater fra kampene skal publiseres fortløpende. Denne informasjonen kan gis gjennom den kanalen man måtte ha tilgjengelig:
– skjermer, plakater, tavle etc. (Resultater bør også oppdateres fortløpende på sosiale medier)

6.      Følgende materiell skal alltid være tilstede i sekretariatet:

§  NRFs spilleregler,
§  NRFs Lov, kamp- og konkurransereglement samt andre bestemmelser.
§  Utvisnings lapper/kladdepapir.
§  Telefonnummer til lege/ambulanse.
§  Telefonnummer til arrangøransvarlig og dommerkontakt i klubben.
§  Blanke protokoller.
§  Kulepenner.

5.  Før kampen skal lagene, på dommerens signal, gjøre seg klar på sine lagbenker.

6.  Førstedommeren skal påse at protokoller er korrekt utfylt. Og påse at sluttresultatet er påført kamprapporten i TurneringsAdm når kampen er ferdig.

7.  Der hvor høyttaleranlegg er tilgjengelig, skal dette benyttes.
Følgende opplysninger bør gis over høyttaleranlegget:

 

Før kampen:

Ønske velkommen.
Hvilke lag som spiller.
Hva de spiller om.
Navn på lagenes spillere og ledere.
Navn på kampens dommere og klubbtilhørighet.

 

Under kampen:

Målscorere med nummer og navn.
Stilling etter scoring.
Advarsler og utvisninger.
Pauseresultat.
Musikk etter scoringer og i pause.

 

Etter kampen:

Sluttresultat.
Takke lag og dommere for kampen.
Ønske publikum velkommen igjen.

8. Etter kampen skal begge lag stille opp på midten av banen sammen med dommerne.  Lagsansvarlige takker dommerne for kampen og spillerne går mot hverandre på to rekker og takker for kampen.

9. Påse at retningslinjer for utbetaling av dommergodtgjøringer blir fulgt.

10. Alle kampresultater skal registreres på NRFs tjeneste for dette på nettsiden. Denne registreringen bør foregå fortløpende, og skal som minimum alltid utføres en uke etter endt arrangement.

Alle kamprapporter/Spillerlister i Region-/kretsserier, skal sendes region/kretskontoret første virkedag etter et arrangement. Det er viktig at alle kamprapporter sendes inn, også i de tilfeller hvor kamper ikke er spilt. Notèr på kamprapporten hvorfor kampene ikke er spilt.

11. Når dommere ikke møter, plikter arrangør og begge lags ledere å forsøke å skaffe ny dommer, dommeraspirant, en lagleder eller annen person som kan dømme kampen.  Kampen skal i alle tilfelle spilles, og resultatet skal registreres på kamprapporten.

Eventuell protest må innleveres før kampstart, i.h.t turneringssreglement.

12.  Anbefalte billettpriser:

a)     Voksne kr. 50,-
b)     Barn kr. 25,-

 

NRF bidrar gjerne til utvikling av enda bedre arrangementer i din klubb!

Til info så arrangerer vi kurs i sekretariatrollene og linjedommer, mer info, ta kontakt med forbundskontoret.

Link til landets nettaviser

Hvordan skal man skrive en pressemelding? Det er lettere og vanskeligere enn folk flest tror. Lettere fordi alt som kreves er at man skriver noen ord på et A4-ark. Vanskeligere fordi det er viktig å følge noen viktige spilleregler når man skal fange oppmerksomheten til journalister. En mindre eller mellomstor klubb kan få god markedsføring gjennom et presseoppslag. Et positivt redaksjonelt oppslag i avisen er verdt mer enn ti avisannonser. Har du noe interessant å meddele, og du skriver en god pressemelding, er sjansen stor for at en journalist fatter interesse og vil lage en fin avisartikkel, for eksempel når din klubb skal arrangere noe.

 

3 viktige stikkord 
En pressemelding er en melding til pressen om noe (et arrangement, en aktivitet etc.) og et utgangspunkt for journalisten til å gå videre på en sak.
Den må derfor være SPENNENDE + UTFORDRENDE for journalisten, slik at han eller hun oppfatter den som en god sak for sine lesere.
Pressemeldinger brukes ofte som de er og må derfor være GODT og RIKTIG skrevet. Pass på at pressemeldingen ikke blir for lang. Da gidder ingen å lese den!
Er den kortfattet er det også større sjanser for å få den på trykk.

Tre nyttige stikkord er NYTT, INTERESSANT og MENNESKELIG.
Ta gjerne bilder, og få sitater.

Start pressemeldingen med den viktigste nyheten – det som gjør saken interessant. Lag en overskrift som enkelt og direkte formidler det viktige. Meldingen skal kunne kuttes bakfra, uten at viktige opplysninger går tapt.


Huskeliste

  • Skriv på A4 ark og ikke mer enn 20-25 linjer (linjeavstand halvannen i Word)
  • Skriv PRESSEMELDING øverst på arket
  • Bruk korte setninger
  • Sørg for at alle navn er riktig skrevet (VIKTIG)
  • Unngå overstrykninger, stavefeil og dårlig trykk
  • Unngå grafiske virkemiddel i teksten, ikke understrekning, kursiv skrift o.l.
  • Unngå interne ord og uttrykk uten forklaring
  • Skriv konkret, «8000», ikke «mange tusen»
  • Bruk hele tall, «1000 deltakere, ikke 960»
  • Skriv dag (tirsdag eller onsdag) pluss dato, ikke ”i går” eller ”i dag”
  • Husk å datere og skrive under på meldingen

 

Logo og navn 
Det er viktig at dere passer på å bruke klubbens navn eller organisasjonens logo og navn, enten i pressemeldingen, eller vedlagt. På den måten viser vi hvilken sammenheng vi står i, og er tydelige på hvem vi er. La det ikke være noen tvil!

 

Bilder
Et bilde kan si mer enn tusen ord. Legg gjerne ved et digitalt foto.
Det er i dag vanligst med digitale bilder som lett kan sendes via e-post. Pass på at bildet ikke er for stort, eller bildene for mange. Si heller ifra at du har flere digitale bilder som journalisten kan få hvis hun ønsker det.
Dersom journalisten ønsker at du skal bidra med bilder, er det viktig å huske på at de trenger digitale bilder med god oppløsning slik at det egner seg for trykk. Bildene bør helst ha en oppløsning på 300 dpi og ha en størrelse på minst 10×15 cm. Dersom du tar egne pressebilder er det viktig å passe på at personer skal stå i fokus, gjerne personer i aktivitet.

Link til landets nettaviser

Her finner du kampplakaten som KLUBBEN kan bruke på arrangement.
Hold oversikt over hvem som spiller når og resultater.

Kampplakat 1

Kampplakat 2

Vi arrangerer tidtaker/sekretærkurs for DIN klubb – trenger din klubb hjelp til opplæring av sekretæriatet kan vi bistå, vi avtaler tid og sted for gjennomføring…
Dette er gratis for klubbene
Interessert ? Ta kontakt med Rugbykontoret

For å arrangere en turnering, må klubben søke om det på fastsatt skjema.

Ønsker DIN klubb å arrangere turnering? Ta kontakt med Rugbykontoret.

Diverse skjemaer er samlet her, gjelder søknad om arrangement, send denne til turnering@rugby.no for nasjonale kamper, regionost@rugby.no for regionale kamper.
Her er mal for budsjett
Her er sjekkliste for arrangement
Alle kamper skal publiseres på TurneringsAdm. brukerveiledning finner du her.
Foreldrevettkortet

Close Button